それぞれ企業で電子化が進行している一方で、請求書など書類を発送するうえで、依然として郵送を利用していることがあります。
そこで、問題視されるのは、2024年10月の定形郵便物をはじめとする郵便料金の値上げです。
郵便料金値上げの事態を、いま、企業がどう受け止めればいいか。向かうべき道は、完全業務の電子化なのでしょうか。そこには不安要素はないのでしょうか。
電子化の道をどの企業も進んでいるからこそ、違う道を選ぶのが自社の在り方なのかもしれません。
そのあたりのことを、いまだからこそ真剣に考えてみましょう。
目次
郵便料金値上げの内容
2024年10月から郵便料金が大幅に値上げされることになりました。
25グラム以内の定形郵便は、現在の84円から110円へと、また、ハガキも63円から85円へと値上げされます。
この値上げの事態は、電子メールやSNSの普及によって、郵便物のニーズが減少してしまったことが背景にあります。
また、郵便料金の値上げに伴って、速達やレターパックなども値上げされる予定です。
それぞれ企業は郵送コストが増加し、納品書、請求書などと言った郵送にかかる費用が大幅に上昇してしまうため、コスト削減のため、さらなる電子化への移行を検討しているころではないでしょうか。
郵便料金値上げが企業に与える影響とは
一般家庭でも、季節の挨拶や年賀状で手紙やハガキを使用していたという方々も既に、メールやSNSに変更しているケースは目立っています。ですから、郵便料金値上げによる一般家庭での打撃は、それ程大きくないのかもしれません。しかし、企業は、いまだ封書をはじめとした郵便物を大量に発送するケースは多くあり、郵便料金値上げのコスト増は、かなり懸念材料です。
たとえば、月100通の封書（25グラム以内の定形郵便物）を郵送しているとすれば、以前であれば、8,400円（84円×100通）で済ますことができているのですが、郵便料金値上げ後は、11,000円（110円×100通）となり、差額はひと月で2,600円です。
1,000通であれば、ひと月26,000円の差額となり、年間で計算すれば、312,000円もの大きな差額が生じることになります。
さらに企業の規模が大きくなれば、ひと月で10,000通以上もの郵送を必要とするケースも決して珍しい訳ではありません｡
当然、郵便物の数が多いほどコスト面での影響は多額になり、企業の収益自体に影響を及ぼすリスクが高くなります。
そこで、企業が検討していかなければならないのは、どのような方法で、郵送コストを抑えることができるかです。
電子化は、その選択肢のひとつです。
PDFなどで発行し、メール送信する方法を検討している企業もあるでしょう。
また、請求書発行サービスを活用する企業もあります。
どちらも郵便料金値上げのための対策とすることができます。
しかし、それぞれにメリットだけでなくデメリットもあるため、方向性を固める前には、総合的判断が必要です。
郵便料金値上げ対策 PDFデータで発行する
郵送コストを抑える方法のひとつに、請求書、納品書などをPDFデータで、発行する方法があります。Excelなどを使用して作成した電子データを、PDF化しメールに添付して、相手先へ送信します。今までもメールでやりとりをしていた相手であれば、あらかじめしなければならない用意もなく、ツールやサービスの利用などにコストがかからないことは利点です。
ただし、請求書をPDFで作り管理するため新しいシステムを導入すれば、費用がかる場合もあります。ランニングコストだけでなく初期費用も必要となるでしょう。
また、業務フローを変える必要もあり、移行すれば、一時期混乱も生じることがあるでしょう。請求書に関する業務の効率性が悪くなる恐れも想定する必要があります。
さらに、たとえばPDFでなく紙の請求書を続けて使いたい……といった取引先があれば、個別対応で紙の請求書の対応が必要です。簡単には完全に電子化には移行できない難しさもあるかもしれません。
そして、PDFデータを使い発行する方法には、発行に若干手間がかかったり、誤作成や、誤送信などと言った人為的なミスが起こりやすい、また、セキュリティ面の問題であったり、電子帳簿保存法への対応など課題もあることを把握して行う必要があります。
郵便料金値上げ対策 請求書発行サービスの活用
いままで紙媒体の請求書を郵送していたのであれば、郵便料金値上げ対策のため、請求書発行サービスを利用する方法があります。請求書発行サービスとは、専用のツールを利用して請求書を電子発行するサービスのことです。
TVCMを活用し、積極的にアピールしている企業もありますので、ご存じだと思います。
請求書や納品書といった書類の作成や発行はもちろんのこと、利用するサービスによって販売管理であったり、仕入、在庫管理にも使える便利な機能を備えたものもあります。既に利用している企業も多くあることでしょう。
インボイス制度の施行であったり、電子帳簿保存法の改定以降、それらに対応可能なサービスも増えているため、法令を遵守し、かつ効率的に請求書などの発行業務を行うことができます。
請求書をいままで紙媒体で発行していた企業が請求書発行サービスを利用することは、郵便料金値上げの対策とすることができます。それだけでなく、作業の効率化を実現し、取引先へとスピーディーに請求書を発行することが可能です。
しかし、一方で考えていかなければならないのは、請求書発行サービスを利用するデメリットについてです。
請求書発行サービスを利用する場合、サービスの利用料金が発生します。利用料金は、提供する企業のサービス提供方法によりクラウド型かオンプレミス型か、などによっても違い、初期費用がかかることもあります。
月に送る請求書などの書類が数十通程度であれば、メールを利用した方がコストはかからない可能性も出てきます。
中には無料で利用することができるサービスもあるのですが、受け取れる請求書の数が限定的であったり、機能が限定的になるでしょう。
また、利用するサービスと自社の休日が違ってしまう場合、請求書の確認に時間がかかってしまうケースもあります。
郵便料金値上げ対策で電子化が加速する？
郵便料金値上げの対策として、それぞれ企業が真っ先に考えているのは、電子化ではないでしょうか。なぜ、郵便料金値上げの事態になったのかといえば、一般家庭や企業で既に郵送というアナログ的手段を利用せず、メール送信などで済まそうとする動きが顕著にあらわれたせいです。
2001年をピークとして、郵便物数は毎年減少し、今後も同じ傾向が続くと見込まれています。
企業や家庭の電子化への流れは、止めることができない宿命のようなものかもしれません。しかし、ただ安易に、どの企業も同じように、電子化の流れに吸収されてしまっていいものでしょうか。電子化によるデメリットも、あらためてここで確認しなければならないでしょう。
もちろん、電子化には、郵便料金値上げ対策だけでなく様々なメリットがあります。そちらも確認しておきましょう。
電子化のメリット
電子化のメリットをまずは確認しておきましょう。
生産性がアップする
自社の電子化が進行すれば、従業員の業務負担を軽減することができ、生産性アップにつなげることができます。既に多くの企業が、書類の整理やデータ入力などの事務作業に電子化を取り入れています。手作業の時間を削減できることで、業務時間を短縮することができ、そこにかかっていた人材は、別の業務に注力させることができます。
また、電子化の実現によって、単純作業やルーティン業務を減らすことができ、逆にコア業務やクリエイティブ業務を増やすことができれば、それぞれ社員のモチベーションもアップさせることができ、さらなる自社の活性化につなげることができます。
業務の効率化が可能
電子化が進行すれば、業務スピードがアップし、正確性の改善にもつなげることができ、業務の効率化を実現します。手作業を続けていれば、体力的な限界もあるでしょうし、ヒューマンエラーなどといった業務停滞を招く要素が数々あります。
電子化が実現すれば、作業時間の削減、人的ミスの予防を実現化することができます。
コスト削減を実現
電子化は、郵便料金値上げ対策に有効的です。それだけでなく、人件費や経費削減などの効果も期待することができます。単純作業やルーティン業務の電子化によって、従業員の業務時間を短縮し、残業をなくすことができれば、企業が残業代を支払う必要はありません。
また、ペーパーレス化が加速すれば、用紙代やインク代、郵送コストの削減につなげることができ、さらに、テレワークを積極的に導入することで、従業員にかかる交通費を削減することができます。
働き方の多様化を実現
会議や商談をオンライン化することができれば、場所の制限なく業務が可能となります。テレワークは、通勤によっておこるストレス、無駄な時間を省くことができるため、それぞれ従業員の満足度アップにつなげることができます。社内研修の際にも、電子化の実現で出張がなくなり、全国の社員を一堂に同じ場所に集める大きな手間もなくなります。
情報の管理・共有がしやすい
電子化を加速化し、クラウドストレージやビジネスチャットを導入することで、必要な時、必要である情報を誰もが管理、参照することができるようになります。クラウドストレージは、世界のどこにいてもネットがあれば活用でき、情報の編集、更新、ダウンロード、アップロードが可能となります。
ビジネスチャットは、データ管理だけでなく、タスク管理によるプロジェクトの進行も可能、誰が、どの場所にいても滞りなく業務を行うことができます。
ペーパーレス化につながる
従来の紙媒体を活用した業務を、ペーパーレスに移行することで、システム上で契約書を管理したり、請求書を送付したりすることが可能です。そのような方法によって、紙媒体で起こりがちである書類をなくしてしまったり、取り間違いなどと言ったリスクを解消することができます。
電子化のデメリット
一方で考えなければならないのは、企業が電子化を実現するにあたり遭遇するであろうデメリットです。導入コストがかかる
電子化実現のためのITツール、システムを導入するためには、初期コストや、レンタル・リース料などの運用コストがかかります。かなり安く抑えられるものもあるのですが、機能が充実しているシステムであったり、大型のAIロボットなどと言ったものを導入しようと思えば、多額の費用負担が必要です。
長期的に見ればコストは抑えることが可能なのかもしれませんが、それでも自社と相性が悪かったり、従業員が使いこなせなかったりと無駄なケースがあります。
すでに導入が済んでいるシステムとの相性も考える必要があり、操作性などを確認しながら自社にとって最適なツールを検討する必要があります。
セキュリティー対策がマスト
ITツール・システムを利用すれば、それだけでデータの改ざん、紛失、流出などといった危険な事態を招くことになるかもしれません。そこで必須なのがセキュリティー対策機能です。セキュリティー対策機能がないものを導入してしまったことで、サイバー攻撃を受けてしまい、情報漏洩につながるリスクがあります。
そうなれば、企業は多大な損失を被るだけでなく、会社自体の信用も失ってしまうことでしょう。
電子化が浸透しない
ITツール・システムを導入したものの、電子化がなかなか浸透せず、うまく活用されないケースがあります。IT人材の乏しい会社であったり、ITリテラシー教育が進行していない場合、電子化の必要性の理解を得ることができません。
突然全部の業務を電子化にシフトすれば、従業員が適応するのにそうとう時間がかかってしまい、電子化によるメリットの方が薄れてしまうのではないでしょうか。
システム障害や故障が発生する
システム障害や故障により、一時的に使えなくなれば、業務に大きな支障をきたすリスクがあります。従業員のミスによっておこるエラーであれば、スピーディーに復旧できることはあるのですが、システム自体に異常が起きている場合には、なかなか復旧の目処は立たず、長期間業務が停滞してしまうこともあります。
そのような事態を想定して、導入する以前からシステム障害や故障に対する対策についてもそれぞれ企業で練る必要があります。
郵便料金値上げ対策のためどう電子化と向き合えばいい？
ここでは、それぞれ企業が郵便料金値上げ対策のため電子化を成功させる進め方について解説します。ツールの選定と導入
ツール選びには、はじめての方々でも迷わず使うことができるツールを導入するのが一番大事です。突然機能が様々あるツールを導入しても活用することができず、社内に全然浸透しないケースを散見します。コスト面を考慮しつつも、より多くのメリットを得ることができるように、自社に合ったツールを選ぶようにしましょう。
効果測定と改善対策も必須
電子化を導入した後は、それで事済む問題ではなく、効果測定や改善対策を行うようにしましょう。電子化が業務効率化やコスト削減に実際問題つながっているのかを確認することが、本当の意味合いで電子化推進につなげられるからです。自社での浸透・進捗の度合いにより電子化の進め方を調整していき、場合によっては、ツールの変更が余儀なくされることもあります。
セキュリティー対策が必須
電子化には、セキュリティー対策が必須です。導入したITツールやクラウドサービスのセキュリティーに脆弱性があれば、絶対と言っていいほどサイバー攻撃による情報漏洩などの危険が発生します。ITツールを導入するときには、セキュリティー対策機能が充分か必ず確認が必要です。
請求書・納品書以外の販促物や通知書類の郵便料金値上げ対策
企業から発送する郵便物は、納品書や請求書に限った事ではありません。むしろ、それ以外、個人顧客へ発送する郵便物が多いという企業も多数あると思います。 現在、企業より顧客へ発送している、郵便物としては、セールやお知らせなどの告知文章や販促のためのDM、通知書等があると思います。
この章では、ダイレクトメールなど大量の郵便物を発送する場合の対策を解説します。
ダイレクトメール等、大量の郵便物を電子化するには？
大量の郵便物を電子化する場合、メールでダイレクト送信する他、クラウドなどで提供している、SMS(ショートメッセージ)、アプリプッシュ通知などがあげられます。電子メールで大量に発送する場合は、メール送信サービスを提供している企業に問合せをする事がセキュリティー面でも最善です。
また、メールアドレスがわからない場合、安定・安全・迅速・持続可能をテーマに、キャリアとの直接接続によるセキュアで安定した環境で、ユーザーにSMS(ショートメッセージ)をスピーディーに継続配信できるサービスを提供している、株式会社りーふねっとのSMS FourS（旧FourS Message）などがあげられます。
＜参照：SMS FourSサイト＞
https://leafnet.jp/sms-fours/#service
それ以外にも、SNSやアプリプッシュ通知を提供している企業が多数ありますので、 色々と検討した方がいいでしょう。
電子化以外の郵便料金値上げ対策
企業が、他社と並び、同じように電子化に染まるのはどうなのか……と考えるのなら、電子化以外にも方法はあるのでそちらを確認してみましょう｡配送方法を見直し
電子化ではない郵便料金値上げ対策のひとつめが配送方法の見直しです。まず、送る内容が信書にあたる場合は、郵便料金の割引サービスを利用し、配送費用を抑えることができます。
差し出し通数など条件はあるのですが、カスタマバーコードの付与、区分などの作業をすることで、郵便料金の割引適用を利用することができます。
送る内容が信書でない場合は、特約ゆうメールなどの方法があります。
いずれにしても、郵便法での細かい規定がありますので、こちらは、自社で運用するより、DM発送代行会社へ問合せをした方が賢明かと思います。
サイズを最適化
電子化以外の郵便料金値上げ対策のふたつめのコスト対策が情報量の見直し・サイズの最適化です。例えばですが、定形サイズの内容を集約し、ハガキのサイズに形を変更することなどを考えることができます。
仮に、今まで定形の封書で発送していたものをハガキのサイズに変えた場合、郵便料金値上げ後の料金であれば、110円から85円と１通あたり25円のコストダウンを実現することができます。
情報量が多い封書タイプも、紙面のリサイズを検討してＶ型折りやＺ型折りなどの圧着タイプのハガキを利用することによって安価な発送が可能です。
宛名リストを見直しする
ダイレクトメール発送ごとに不着の事態が発生している場合、宛名データをクリーニングなどメンテすることで無駄な発送を削減することができ、コスト削減を実現することができます。また、メンテが行き届いた宛名リストでも、ダイレクトメールの効果測定を行い、ダイレクトメール発送の効果が高いロイヤルカスタマーに絞って１通あたりの費用対効果を高める方法があります。
まとめ
いかがでしょうか。今回は、郵便料金値上げにあたり、企業のとるべき対策について解説しました。多くの企業が考えているのは、「電子化」です。 電子化には、たくさんのメリットがあるのですが、デメリットもあります。 デメリットについてもしっかり把握した上で進行させる必要があります。
一方で、どの企業も電子化に移行してしまう今だからこそ、アナログの世界に留まる選択肢もあります。
いまだからこそ、郵便に依存する意識も、企業には大事になるのではないでしょうか。
郵便料金値上げは、あと1ヶ月です。まだ、多少時間があるため、この時間を有効的に活用し、それぞれ企業にとってベストな結論を見つけてください。
アドレス通商では、郵便料金の値上げに対する、さまざまな企業の発送方法を熟知しております。
郵便に限らず、顧客への最善の発送方法をご提案しておりますので、郵便料金値上げでお困りの方は、なんなりとアドレス通商へお問合せ下さい。
