DM（ダイレクトメール）の発送を自社で対応している企業のなかには、業務の手間やコストがかかるといった課題を抱えているところも多いのではないでしょうか。そのような課題を解決してくれるのが、「DM発送代行サービス」です。
本コラムでは、DM発送代行サービスの主なサービス内容や利用するメリット・デメリット、代行会社選びのポイントなどをまとめて解説します。
目次
DM発送代行サービスとは
DM発送代行サービスとは、広告物の印刷や封入、宛名のラベル貼り、発送といった業務の一部または全部を請け負うサービスのことです。代行会社によってはDM制作の企画から参入して、自社の商品やサービスの魅力が伝わる広告物の制作を手掛けるところもあります。
対応できるDMは、ハガキ、圧着ハガキ、レタータイプ、OPP封筒など種類は豊富で、大量のDMを発送したいときに活用されることが多いです。
なお、サービス内容は代行会社によって異なり、料金設定も違います。このため、自社が依頼したい内容に適した代行会社を選ぶことが大切です。
DM発送代行サービスに委託できる業務
DM発送代行サービスに委託できる主な業務には、「印刷」「保管」「封入」「発送」があります。
印刷
ハガキや広告物の印刷だけでなく、断裁や加工、製本まで対応できる代行会社もあります。また、顧客の宛名シールの作成にも対応しているところが多いです。
保管
DMの保管場所が必要な場合には、保管するスペースや管理業務を提供するところもあります。必要に応じて発送してくれるので、保管スペースがない企業や定期発送の業務を円滑に進めたい企業などに適したサービスです。
封入
印刷物を封筒に封入・封緘し、宛名のラベルを貼る作業です。印刷物以外にも、サンプル用の販促品などの同封に対応できるところもあります。
発送
郵送やメール便などを利用して、発送する業務です。発送コストを抑えるために各種割引制度を使うなど、コスト削減の方法を提案してくれる代行会社もあります。
DM発送代行を利用するメリット
DM発送代行サービスは、現状自社で行っている発送業務の内容と照らし合わせて選ぶことにより、さまざまなメリットが享受できます。DM発送代行サービスを利用する主な利点は、次の通りです。
工数削減による業務効率化
印刷や封入などDM発送にかかる工数を削減できることが、サービスを利用するメリットのひとつです。 発送する数が多いほど自社の人手や作業時間を減らせるため、業務効率化や人件費の削減にもつながります。
また、削減できた時間を本来やるべき業務に充てられるというメリットもあります。
ミスを減らせる
DMの発行業務に慣れない自社の担当者が対応した場合、何らかのミスが生じる可能性は否めません。そのミスが原因で顧客からクレームが寄せられることになれば、余計な業務が増えてしまうでしょう。
ノウハウを持ったプロの代行会社に委託することで、ミスを最小限に抑えられます。
発送スピードが早い
DM発送の代行会社のなかには、専用の機器で封入や宛名のラベル貼りを行うといった、スピードを売りにしたサービスを提供するところもあります。
また、インターネットで見積もりから依頼まで完結できるなど、発送までの時間を短縮するための工夫をしており、顧客へいち早くDMを届けることが可能です。
DM発送代行サービスを利用する際の注意点
DM発送代行サービスを利用する際には、以下のデメリットやリスクを認識しておくことも大切です。
委託コストがかかる
代行会社に依頼するコストが必要な点が、デメリットのひとつです。
発送数や封入する内容などによっては、予想外の費用がかかるケースもあります。 自社で対応する場合と代行会社に依頼する場合のコストを比較したり、発送業務の一部のみを委託したりと、コストを抑える方法を検討することも大切です。
また、代行会社によって価格が異なりますから、複数の会社に見積もりを依頼して比較することもコスト削減のポイントといえます。
個人情報の流出リスク
代行会社に渡すデータのなかには、顧客の個人情報も含まれます。
万が一、情報が漏えいすれば、自社の信頼が損なわれ多大な損失が生じるリスクも想定されるでしょう。 プライバシーマークを取得しているなど、代行会社の個人情報管理に関する内容を確認したうえで、管理が徹底しているところへ依頼することにより、リスクの回避につながります。
DM発送代行会社を選ぶポイント
DM発送代行サービスを提供する会社を選ぶ際には、コストやセキュリティ面で比較するだけでなく、以下の点もおさえておきましょう。
柔軟に対応できるか
代行会社のなかには、依頼できる業務内容が限られていたり、急な変更やトラブルに応じられなかったりと、柔軟に対応できないところもあります。
企画から発送までワンストップ対応できるような業務内容の幅広い会社であれば、サービス内容を柔軟に選べるでしょうし、DM発送の実績が豊富な会社であれば、急な変更やトラブルにも応じられるでしょう。
サービス内容やトラブル時などの体制についても確認することを、おすすめします。
サポート体制は充実しているか
サポート体制も、代行会社選びで大切なポイントです。とりわけ、初めてDM発送を行う企業の場合、効果が期待できるDMの作り方をアドバイスしてくれたり、不明点や疑問点があったらすぐにレスポンスしてくれたりと、サポート体制の充実しているところを選ぶと安心でしょう。
まとめ
DM発送代行サービスは、会社によって対応できるサービス内容や料金設定が異なるため、自社にとって最適なサービスを提供してくれる代行会社を選ぶことが重要です。
価格も大切ですが、対応力やサポート力といった点も含めて総合的に判断することが、満足度の高いサービスを受けられるポイントといえます。
プライバシーマークを取得しているアドレス通商では、DMをはじめプロモーションの企画からカタログ、チラシなど印刷物の制作から発送までをワンストップでサポートしています。DMの大量発送や部分的な業務受託もできますし、60年以上にわたる歴史のなかで培った知識やノウハウを生かして、きめ細かなサービスの提供にも努めています。 DM制作におけるアドバイスはもちろん、郵便番号ごとに仕分けて局出しを行うなどコストに配慮した発送手段の選択も可能です。
DM発送代行のご相談は、アドレス通商までお気軽にお問い合わせください。
