DMの封入作業時に、個人の作業に依存する体制について、不安を覚えたことはないでしょうか。
不安があるからといって、責任者がいちいちチェックすることもできません。
では、どうすればミスが防止できるのでしょうか。
本記事では、封入ミスを体制やメーリング機器を使うことで改善する方法をご紹介します。
目次
DMの封入ミスはなぜ起こる？
封入ミスとは、DM（ダイレクトメール）へチラシなどを封入する際に、抜け漏れや他人の書類を間違えて入れてしまうことを言います。人的リソースを使い封入をしていると、ヒューマンエラーは必ず起こりうるリスクです。
仕組みが出来ていればお客様へ発送する前に気づくことができますが、気づけず発送してしまった場合、個人情報の漏洩という問題から、信頼の失墜といった影響までが想像できます。
そういった事態にならないように、まずは封入ミスが起こってしまう原因について考えていきます。
封入作業内容と、起こりうるミス
まず、業務ごとに確認していきましょう。
自社でDM発送を進めていく場合
- DMデザインの企画・制作
- 印刷
- 宛先リスト作成
- 宛名ラベルの作成
- ラベル貼り
- 封入・封かん
- 郵便局持込、発送
といった各業務が必要です。
この中で本記事の主題、封入についてピックアップします。
封入・封かん
- 準備している宛名リストを元に、どの封入物を、どの組み合わせで入れるかを確認。
- 宛名面から、どの書類を入れるのか、封入の順番を確認
- 折りたたむ場合は、折り方をルール決め。
- 宛名シールを貼付け。
起こりうるミス
- 封入物の抜け漏れ
- 封入物の順番が異なる
- 封入物の重複封入
などが起こりえます。
封入ミスが起こってしまう原因
通常、作業をする際には100件以上の封入作業が発生します。
全てが同じ封入物であれば流れ作業で完了しますが、個人情報などを載せている書類を封入する場合、封入物内容と宛名とを一つずつ管理しなければなりません。
ここで、いわゆる思い込みや不注意が原因でミスが起こります。
例えば、頭の中で「田中さん田中さん」と宛名の方の名前を浮かべながら作業をしている場合、書類に田中さん以外の名前が載っていても、田中さんと頭の中で連呼しているため勘違いしたまま封入をしてしまうのです。
ありえないとお考えの方もいると思いますが、人は思いがけないミスをしてしまうのです。
人間はどれだけ注意をしても、1000回に3回はミスをしていますといわれています。
つまり、100件以上の封入作業を10回行えば、3回は気づかないうちにミスが起こっているのです。
このヒューマンエラーはをなくすのは不可能だといわれています。
封入ミスの対策方法は？
まずは、ルールと体制作りを見直しましょう。
個人に任せ、一人の作業であれば、やはり1000回に3回はミスが発生します。
これを2人体制、3人体制で2重チェックを行う体制が作れれば、トラブルが起こりづらい体制と言えるでしょう。
また、チェックリストの作成や、バーコード管理、作業場のものを少なくして、作業に集中できる環境を作るのも一つの解決策です。
ただ、ここでいうミスというのは最終的には、不注意などのヒューマンエラーが引き起こしているのは間違いありません。
一つのミスで、多大な賠償金や、信頼の失墜が起こりうる現代ではそういったリスクをなくす必要があると考えています。
ヒューマンエラーをなくすことは難しくコストがかかってしまう。
では、どうすればいいのか。
それは文明の利器、封入封緘機（インサーター）などの機械を使った作業だと私たちは考えています。
いわゆるメーリング機器といわれる、DM発送業者が導入する機器です。
いくつか、メーリング機器をご紹介します。
定形封入封緘機（インサーター）
定形封入封緘機（インサーター）とは第一種定形サイズの封筒に封入物を封入・封函するといった手動で行っていた作業を全て自動で行える機器です。
1時間あたり数千件の作業が可能であり、人的リソースを大幅に削ることが可能です。
厚み検査機も装備されているので、封入漏れ、封入物の重複封入が防げます。
定形外封入封緘機
定形外封入封緘機とは、角2サイズまでの封筒へ封入物を封入・封函する作業が可能です。
紙封筒のみならず、P.P封筒へも封入封函が可能です。
厚み検査機に加え、ウエイトチェッカーも装備されているので、封入漏れ、封入物の重複封入が防げます。
高速ラッピングマシン
冊子＋チラシを封入する時に一枚のフィルムを筒状にし、シールして断裁、自動包装をしてくれる機械です。
ログ管理、ウエイトチェッカーも装備されているので、会報誌や通販カタログなど冊子を大量に発送する場合、最適です。
検査機
印字漏れや、宛名貼り漏れ、封入物の不足などを発見しミスを防ぐことができます。
手封入作業などでも、ミスを防ぐことが可能になります。
まとめ
封入ミスを無くすには、慎重に作業し、重量検品などをおこなう事が大切ですが、スピード感に欠けてスケジュールが遅れてしまうといったことは好ましくありません。
体制の見直しや個々人の意識を変え改善をすることが重要です。
しかし、ヒューマンエラーの改善には限界があり、人的リソースもかかるものですので 機械を活用、しいてはメーリング機器を取り揃えている企業への依頼も視野に入れるべきだと考えています。
DM発送の委託にはコスト削減、リスク軽減等のメリットがありますので、ぜひお気軽にご相談ください。
