第7回　ＤＭのつくり方をイチからおしえて欲しいのだけど。（その４）メーリング（宛名リスト抽出～宛名印字～封入～仕分け～配送）の概要 │ お役立ち情報

2022.02.25

ＤＭお悩み相談

第7回　ＤＭのつくり方をイチからおしえて欲しいのだけど。（その４）メーリング（宛名リスト抽出～宛名印字～封入～仕分け～配送）の概要

続きの続きの続き　【ご相談内容】
洋服の赤坂の社長さん、マック青山さんからのご相談です。
店舗の改装特別セールを開催するのでお得意さんに案内DMを出したい。
初めてのＤＭなのでイチからアドバイスしてほしい。

これまでの記事
「ＤＭのつくり方をイチからおしえて欲しいのだけど。」
第4回（その１）ＤＭ企画のチェックポイント
第5回（その２）ＤＭ制作（クリエイティブ）
第6回（その３）印刷工程（入稿～色校正～印刷～加工）の概要

小野口課長：モモちゃん、DMコンポーネントの印刷が終ったので、いよいよ最終工程だね。

モモちゃん：はい！　では、さっそくご飯へ行きましょう。時間を進めてください！

ダメよ～、ダメダメ！

えーーー。そんな流行語大賞で言われてもー。あとは郵便で送るだけじゃないですかー。

ちょっと待った！ DMを郵便局へ持っていくのがメーリングだと思ってるのかい？

えー、違うんですかー？

じゃあ、モモちゃんが手紙を出すときは、どういう手順で郵便を出すかな？手元に封筒と便箋があります。では、まず便箋にお手紙を書きました。それから？

はい！　ポストに入れます！

ちょいちょい。君は手紙を封筒に入れないで、宛名も書かずに投函しちゃうの？

あー、当たり前すぎて気がつきませんでした。えーと、封筒に宛名を書きます。そして便箋を折って、封筒に入れます。それから８２円切手を貼ってポストへ投函します。これで届きます！

じゃあＤＭなので、同じ作業を１万通できるかな。

はい、わかりました。では秘技・千手観音！シャッキーン！

えーーーーー！？

シャーーーーー！

ちょいちょいちょい！　そんなことはモモちゃんしかできないからダメよダメダメ。人間に戻って。

それじゃあ、１万通なんてムリですよー。

メーリング工程がキチンと計画されていれば発送の作業時間を短縮できるんだよ。それにＤＭ費の半分近くを占める郵便料金などの配送費を節約できる可能性があるんだ。

えっ！　切手代って、８２円より安くなるんですか？

モモちゃん・・・やっぱりひと通りおさらいしておいてよかったね。メーリングの工程は分かるかな？

はい！

（メーリングの工程）

宛名データ処理
宛名印字
封入
仕分け
配送

そうだね。メーリング計画では、まずＤＭの内容を確認して発送方法を決めることが必要だけど、なぜだか分かる？

えーと、えーと、なんででしょう、わかりません。課長～おしえてください！

ＤＭ内容によって使える発送方法が決まっているんだよ。それと条件を合わせることで郵便料金が割引されて安くなるんだよ。

え？　内容によっては使えない方法もあるんですか？

そう。「信書」ってなんだか分かるかな？

「しんしょ」ですよね？　知ってますけどよく分かりません。なんでしょ？

信書とは、郵便法と信書法で「特定の受取人に対し、差出人の意志を表示し、または事実を通知する文書」と定められているんだ。

はい、わかりました！　でも、よく分かりません。　DMはどれも信書みたいな気がしますけど。

ポイントは最初の「特定の受取人に対し」の部分なんだ。文書がどこの誰に対しても共通の内容なら信書には該当しない。例えば新聞折込とか街頭で配るチラシや、店頭に置いてあるパンフレットみたいな広告物は受取人が特定されないから信書ではないんだよ。

あー、なるほど。だとすれば、反対に、すでに商品を買ってくれた人や会員の人に限定して送るような、文言が記載されているDMは信書に該当するわけですね。

そうだね。そして、この信書は郵便法の定めで「郵便」しか使えないことになっているんだ。

えー、じゃあ、信書は「ゆうメール」や「メール便」が使えないんですか？

そのとおり。ただし、サンプル商品に添付されるような、貨物に対する無封の「添え状」や「送り状」は郵便以外でも送っていいことになっているんだ。

なるほどー。ややこしいですけど分かりました。

郵便の場合、割引条件に合わせて大量発送すれば、切手を貼って送るよりお得なんだ。どの発送方法が最適かは内容物を踏まえて最初に決めておかないとね。

【DMの発送方法と割引条件】

Ａ　「信書」配送可能

広告郵便物：最大48％割引。広告郵便物として承認が必要。2,000通以上の発送。
区分郵便物：最大21％割引。DMを郵便区分ごとに仕分け。バーコードつける。
郵便区内特別郵便物：最大102円割引。同一郵便区内に100通以上発送。

B　「信書」不可

ゆうメール：（※アドレス通商の営業にお問い合わせ下さい。）
宅配会社メール便：（アドレス通商の営業にお問い合わせ下さい。）

なるほどー。私が１万通に切手を貼っていたら割引が効きませんでしたねー。危ない危ない。

それは禁じ手にしようね。

はーい。

（宛名データ処理）

ＤＭの封入物と配送方法が決まったら、次の工程はなんだろう？

えーと、封筒に宛名印字してから封入作業をしますので、まず「発送先リスト」を用意します。

そうだね。発送通数が少なければおなじみの「タックシールラベル」の方法もあるけれど、大ロットの場合は「宛名ダイレクト印字」の方がスピードも早くて効率的だね。このとき必要な「宛名データ」はどんな点に気をつければいいかな？

えーと、えーと。１回のＤＭ発送でも、同封物の異なるリストが複数ある場合は、１つのリストのまとまり毎に１個のファイル名をつけてＣＳＶ形式で保存します。リストの数だけのファイルをセキュア・サーバーにアップして受け渡しすればセキュリティも万全です。それから、宛名データは個人情報なので、できるだけ第三者が手を加えないことが望ましいです。

最近ではデータの流出事故も増えているから、個人情報データの取り扱いには充分気をつけよう。それと、データ内の「JIS第二水準以上の文字」や「ユーザー外字」は文字化けトラブルの原因になるから、あらかじめデータをクリーニングしておいた方がいいね。もし、漢字コードの事がよくわからなければ、発送先データを早めにメーリング会社に渡して、確認してもらうといいよ。

（宛名印字）

さて、宛名印字だけど、「宛名データの項目」には何が必要だろう？

はい。宛名面には「郵便番号」、「住所」、「氏名」を印字するのが基本です。会社宛なら「会社名」と「部署名」「役職」が必要です。それと「顧客番号」があればデータ管理が確実になります。その他にも印字したい項目があれば予め確認が必要です。

宛名の印字面には「顧客番号」以外にも「キャンペーンコード」や短い「ごあいさつ文」などが印字できるから、工夫次第でいろいろ活用できるんだよ。それから、印字しない項目は個人情報の観点からも、データ内からは削除しておいた方がいいよね。

【封入工程でのポイント】