DM（ダイレクトメール）の発送を自社で対応している企業のなかには、業務の手間やコストがかかるといった課題を抱えているところも多いのではないでしょうか。そのような課題を解決してくれるのが、「DM発送代行サービス」です。
本コラムでは、DM発送代行サービスの主なサービス内容や利用するメリット・デメリット、代行会社選びのポイントなどをまとめて解説します。
目次
発送代行サービスとは、荷物の発送を、自社ではなく他の代行会社に委託することをいいます。
発送代行サービスの中身は、主に「在庫管理」「梱包」「商品の保管・発送」などがあり 自社でまかなうには、人材の確保や倉庫の準備などが必要なため 業務の効率化の観点から小規模の小売業者から大手まで、幅広く発送代行サービスは利用されています。
インターネットの普及に伴い、ECサイトの需要が高まったことが挙げられます。
自社で管理をするには人件費などの固定費が発生するので、委託をすることでコストカットや、通常の業務時間を確保する狙いがあります。
そのため、最近では店舗を持たずに運営するECサイトもあり、それらは発送代行サービスなどを利用しつつ、売上拡大を行っています。
自社で発送業務をするには、多くの作業が発生します。
しかし、自社の売上を伸ばしていくためには、本来の業務に時間に時間を割きたいと考えるのではないでしょうか。
通常、発注が多くなればなるほど、発送業務と、通常業務とが増えるため運営がうまく回らなくなる傾向にありますが、 発送代行サービスを依頼することで、本来行いたい業務に集中することができる環境を作ることができるのです。
会社によってサービスの幅はありますが システムの設計から、実業務の在庫管理、検品、仕分け、詰め替え、梱包、発送などがあります。
また、受発注の代行も含まれることも多く、電話、ＦＡＸ、郵便、メール対応、各種帳票出力が含まれます。 発送業務に関連する多くの業務を委託することができますので、代行会社と相談をしてみましょう。
発送代行サービスを検討するにあたり、メリットについて紹介いたします。
業務の流れも最適化されたプロに任せることができるため、誤発送や、検品ミスなどのヒューマンエラーによる発注ミスが少なることが期待できます。
常に管理人が在中する倉庫にて保存ができるためセキュリティの費用や、場所代がかからなくなります。
また、何度も倉庫との行き来をすることもなくなり、自分の業務に集中することができるようになります。
自社で人件費の調整や、在庫の管理などを行う場合、多くの手間がかかりますが 発送代行サービスを利用することで、
定期的に代行会社から報告が上がってくるため 経営に必要なデータが可視化でき、売上向上につながるでしょう。
また、代行会社によっては改善提案なども行ってくれるため コストカットや、サービス満足度の改善にもつながります。
自社で管理している場合、イベントなどで通常よりも発注数が増えることに備える必要があるため一定の経費が継続して発生することになります。
しかし、発送代行サービスを利用することで、そのときの業務によって人材の調整ができるため物流経費が変動費にすることができるのです。
発送代行サービスのデメリットについて紹介いたします。 便利だからといって、依存し続けるだけではなく、メリットデメリットを理解した上で利用をしましょう。
個人情報流出の可能性がある発送代行サービスを依頼する場合は、当たり前ですが、顧客の個人情報を共有する必要があります。
自社でコントロールできない範囲になるため、代行会社を選定する場合は、信頼できるかどうかを判断する必要があります。
発送代行サービスを利用することでコストカットや、誤発送などのミスを減らすことには期待できますが、自社でのノウハウは蓄積できません。
そのため、依頼をした代行会社の質が悪く、他代行会社に依頼しなおす際には 一から構築しなおしになる可能性が高く、顧客の信頼に重要な「正確さ」「スピード」が一時的にパフォーマンスが落ちる可能性もあるため注意が必要です。
質が悪いと感じる場合の多くが、依頼したい業務を発送代行サービス会社側で請け負ってもらえない場合です。
オプションなどで、追加の費用が発生し自社で行うよりもコストが上がってしまう可能性もあります。
これらメリットデメリットを通じて、発送代行サービス会社を選ぶのは重要な業務であることを理解いただけたと思いますが、具体的に、どう選ぶべきかをご紹介いたします。
依頼する際に発生する項目としては
・固定費：サービス料など
・倉庫費用：貸出単位は代行会社によって異なりますが
一坪あたりの価格帯は4,000～7,000円前後と言われています。
・梱包費用：一緒に入れるパンフレットがある場合や、ラッピング、緩衝材が必要な場合は上乗せ料金が想定できますが、価格帯は150円～300円ほどと言われています。
・発送費用：発送代行サービス会社を通して、運送業者に依頼されているか 発送代行サービス会社自体が自社でドライバーを抱えているかどうかで費用が変化します。 大きさによって価格帯は変わりますが、60サイズ一つで400円前後、120サイズ以上であれば600円を上回る価格帯になります。
自社で構築する場合のコストと、発注する際のコストとを比較する必要がありますが 安すぎる金額の場合、安い理由があるはずなので、サービスの内容をしっかりと吟味する必要があります。
顧客からの質問などがあった場合、対応してくれる窓口があるかどうかや トラブルが発生した場合の対応ができるかなど、事前に確認をしましょう。
問題が起こった場合のコストや、対応速度で自社のサービスへの影響が起こりえます。
発送代行サービスを利用するにあたり、人気の理由からメリットデメリット、代行会社の選び方までご紹介させていただきました。
発送代行サービスを選ぶにあたっては、実績のある代行会社に依頼するのが一番簡単ではありますが 自社の体制や、コスト面と相談をして判断をいただくべきと考えています。
弊社では創業から続くノウハウと、多くのパートナー先を有しておりますので ご要望にお応えする体制が整っております。