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第7回 DMのつくり方をイチからおしえて欲しいのだけど。
(その4)メーリング(宛名リスト抽出~宛名印字~封入~仕分け~配送)の概要
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(宛名データ処理)

課長

DMの封入物と配送方法が決まったら、次の工程はなんだろう?

モモちゃん

えーと、封筒に宛名印字してから封入作業をしますので、まず「発送先リスト」を用意します。

課長

そうだね。発送通数が少なければおなじみの「タックシールラベル」の方法もあるけれど、大ロットの場合は「宛名ダイレクト印字」の方がスピードも早くて効率的だね。このとき必要な「宛名データ」はどんな点に気をつければいいかな?

モモちゃん

えーと、えーと。1回のDM発送でも、同封物の異なるリストが複数ある場合は、1つのリストのまとまり毎に1個のファイル名をつけてCSV形式で保存します。リストの数だけのファイルをセキュア・サーバーにアップして受け渡しすればセキュリティも万全です。それから、宛名データは個人情報なので、できるだけ第三者が手を加えないことが望ましいです。

課長

最近ではデータの流出事故も増えているから、個人情報データの取り扱いには充分気をつけよう。それと、データ内の「JIS第二水準以上の文字」や「ユーザー外字」は文字化けトラブルの原因になるから、あらかじめデータをクリーニングしておいた方がいいね。もし、漢字コードの事がよくわからなければ、発送先データを早めにメーリング会社に渡して、確認してもらうといいよ。

(宛名印字)

課長

さて、宛名印字だけど、「宛名データの項目」には何が必要だろう?

モモちゃん

はい。宛名面には「郵便番号」、「住所」、「氏名」を印字するのが基本です。会社宛なら「会社名」と「部署名」「役職」が必要です。それと「顧客番号」があればデータ管理が確実になります。その他にも印字したい項目があれば予め確認が必要です。

課長

宛名の印字面には「顧客番号」以外にも「キャンペーンコード」や短い「ごあいさつ文」などが印字できるから、工夫次第でいろいろ活用できるんだよ。それから、印字しない項目は個人情報の観点からも、データ内からは削除しておいた方がいいよね。

【宛名データ処理のポイント】

  1. 宛名をダイレクトに印字か?タックシールラベル使用か?
  2. 基本は、1ファイルには1つのリスト。(エクセルで複数のシートは使わない)
  3. 発送先データは、CSV形式で保存、引き渡しが望ましい。
  4. 顧客情報はセキュア・サーバー経由で受け渡しをすれば、移動中の盗難/紛失リスクが無くなります。
  5. 発送先データで使用している、JIS第二水準以上の漢字コードは注意が必要です。
  6. データ項目は「郵便番号」、「住所」、「氏名」、「顧客番号」。会社宛なら「会社名」、「部署名」、「役職」。
  7. 宛名印字に不要な個人情報や項目は削除してから、引渡が望ましい。
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