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第7回 DMのつくり方をイチからおしえて欲しいのだけど。 (その4)メーリング(宛名リスト抽出~宛名印字~封入~仕分け~配送)の概要

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第7回 DMのつくり方をイチからおしえて欲しいのだけど。 (その4)メーリング(宛名リスト抽出~宛名印字~封入~仕分け~配送)の概要
マック青山

続きの続きの続き 【ご相談内容】
洋服の赤坂の社長さん、マック青山さんからのご相談です。
店舗の改装特別セールを開催するのでお得意さんに案内DMを出したい。
初めてのDMなのでイチからアドバイスしてほしい。

小野口課長
小野口課長:モモちゃん、DMコンポーネントの印刷が終ったので、いよいよ最終工程だね。
モモちゃん:はい! では、さっそくご飯へ行きましょう。 時間を進めてください!
モモちゃん
小野口課長
ダメよ~、ダメダメ!
えーーー。そんな流行語大賞で言われてもー。あとは郵便で送るだけじゃないですかー。
モモちゃん
小野口課長
ちょっと待った! DMを郵便局へ持っていくのがメーリングだと思ってるのかい?
えー、違うんですかー?
モモちゃん
小野口課長
じゃあ、モモちゃんが手紙を出すときは、どういう手順で郵便を出すかな?手元に封筒と便箋があります。では、まず便箋にお手紙を書きました。それから?
はい! ポストに入れます!
モモちゃん
小野口課長
ちょいちょい。君は手紙を封筒に入れないで、宛名も書かずに投函しちゃうの?
あー、当たり前すぎて気がつきませんでした。えーと、封筒に宛名を書きます。そして便箋を折って、封筒に入れます。それから82円切手を貼ってポストへ投函します。これで届きます!
モモちゃん
小野口課長
じゃあDMなので、同じ作業を1万通できるかな。
はい、わかりました。では秘技・千手観音!シャッキーン!
モモちゃん
小野口課長
えーーーーー!?
シャーーーーー!
モモちゃん
小野口課長
ちょいちょいちょい! そんなことはモモちゃんしかできないからダメよダメダメ。人間に戻って。
それじゃあ、1万通なんてムリですよー。
モモちゃん
小野口課長
メーリング工程がキチンと計画されていれば発送の作業時間を短縮できるんだよ。それにDM費の半分近くを占める郵便料金などの配送費を節約できる可能性があるんだ。
えっ! 切手代って、82円より安くなるんですか?
モモちゃん
小野口課長
モモちゃん・・・やっぱりひと通りおさらいしておいてよかったね。メーリングの工程は分かるかな?
はい!
モモちゃん

(メーリングの工程)

  1. 宛名データ処理
  2. 宛名印字
  3. 封入
  4. 仕分け
  5. 配送
小野口課長
そうだね。メーリング計画では、まずDMの内容を確認して発送方法を決めることが必要だけど、なぜだか分かる?
えーと、えーと、なんででしょう、わかりません。課長~おしえてください!
モモちゃん
小野口課長
DM内容によって使える発送方法が決まっているんだよ。それと条件を合わせることで郵便料金が割引されて安くなるんだよ。
え? 内容によっては使えない方法もあるんですか?
モモちゃん
小野口課長
そう。「信書」ってなんだか分かるかな?
「しんしょ」ですよね? 知ってますけどよく分かりません。なんでしょ?
モモちゃん
小野口課長
信書とは、郵便法と信書法で「特定の受取人に対し、差出人の意志を表示し、または事実を通知する文書」と定められているんだ。
はい、わかりました! でも、よく分かりません。 DMはどれも信書みたいな気がしますけど。
モモちゃん
小野口課長
ポイントは最初の「特定の受取人に対し」の部分なんだ。文書がどこの誰に対しても共通の内容なら信書には該当しない。例えば新聞折込とか街頭で配るチラシや、店頭に置いてあるパンフレットみたいな広告物は受取人が特定されないから信書ではないんだよ。
あー、なるほど。だとすれば、反対に、すでに商品を買ってくれた人や会員の人に限定して送るような、文言が記載されているDMは信書に該当するわけですね。
モモちゃん
小野口課長
そうだね。そして、この信書は郵便法の定めで「郵便」しか使えないことになっているんだ。
えー、じゃあ、信書は「ゆうメール」や「メール便」が使えないんですか?
モモちゃん
小野口課長
そのとおり。ただし、サンプル商品に添付されるような、貨物に対する無封の「添え状」や「送り状」は郵便以外でも送っていいことになっているんだ。
なるほどー。ややこしいですけど分かりました。
モモちゃん
小野口課長
郵便の場合、割引条件に合わせて大量発送すれば、切手を貼って送るよりお得なんだ。どの発送方法が最適かは内容物を踏まえて最初に決めておかないとね。

【DMの発送方法と割引条件】

A 「信書」配送可能

  1. 広告郵便物:最大48%割引。広告郵便物として承認が必要。2,000通以上の発送。
  2. 区分郵便物:最大21%割引。DMを郵便区分ごとに仕分け。バーコードつける。
  3. 郵便区内特別郵便物:最大102円割引。同一郵便区内に100通以上発送。

B 「信書」不可

  1. ゆうメール:(※アドレス通商の営業にお問い合わせ下さい。)
  2. 宅配会社メール便:(アドレス通商の営業にお問い合わせ下さい。)
なるほどー。私が1万通に切手を貼っていたら割引が効きませんでしたねー。危ない危ない。
モモちゃん
小野口課長
それは禁じ手にしようね。
はーい。
モモちゃん

(宛名データ処理)

小野口課長
DMの封入物と配送方法が決まったら、次の工程はなんだろう?
えーと、封筒に宛名印字してから封入作業をしますので、まず「発送先リスト」を用意します。
モモちゃん
小野口課長
そうだね。発送通数が少なければおなじみの「タックシールラベル」の方法もあるけれど、大ロットの場合は「宛名ダイレクト印字」の方がスピードも早くて効率的だね。このとき必要な「宛名データ」はどんな点に気をつければいいかな?
えーと、えーと。1回のDM発送でも、同封物の異なるリストが複数ある場合は、1つのリストのまとまり毎に1個のファイル名をつけてCSV形式で保存します。リストの数だけのファイルをセキュア・サーバーにアップして受け渡しすればセキュリティも万全です。それから、宛名データは個人情報なので、できるだけ第三者が手を加えないことが望ましいです。
モモちゃん
小野口課長
最近ではデータの流出事故も増えているから、個人情報データの取り扱いには充分気をつけよう。それと、データ内の「JIS第二水準以上の文字」や「ユーザー外字」は文字化けトラブルの原因になるから、あらかじめデータをクリーニングしておいた方がいいね。もし、漢字コードの事がよくわからなければ、発送先データを早めにメーリング会社に渡して、確認してもらうといいよ。

(宛名印字)

小野口課長
さて、宛名印字だけど、「宛名データの項目」には何が必要だろう?
はい。宛名面には「郵便番号」、「住所」、「氏名」を印字するのが基本です。会社宛なら「会社名」と「部署名」「役職」が必要です。それと「顧客番号」があればデータ管理が確実になります。その他にも印字したい項目があれば予め確認が必要です。
モモちゃん
小野口課長
宛名の印字面には「顧客番号」以外にも「キャンペーンコード」や短い「ごあいさつ文」などが印字できるから、工夫次第でいろいろ活用できるんだよ。それから、印字しない項目は個人情報の観点からも、データ内からは削除しておいた方がいいよね。

【封入工程でのポイント】

  1. 宛名をダイレクトに印字か?タックシールラベル使用か?
  2. 基本は、1ファイルには1つのリスト。(エクセルで複数のシートは使わない)
  3. 発送先データは、CSV形式で保存、引き渡しが望ましい。
  4. 顧客情報はセキュア・サーバー経由で受け渡しをすれば、移動中の盗難/紛失リスクが無くなります。
  5. 発送先データで使用している、JIS第二水準以上の漢字コードは注意が必要です。
  6. データ項目は「郵便番号」、「住所」、「氏名」、「顧客番号」。会社宛なら「会社名」、「部署名」、「役職」。
  7. 宛名印字に不要な個人情報や項目は削除してから、引渡が望ましい。

(封入)

小野口課長
宛名が印字された封筒と封入物が揃えば封入開始だね。
はい。機械封入ですから、バキューンとあっという間です!
モモちゃん
小野口課長
どのリストにどの内容物が入るかは確認してあるかい。
はい!もちろん。
モモちゃん
小野口課長
じゃ、同封物の順番と向きは?
はい。同封物の順番は、「封筒」の宛名面から順番に「挨拶状」、「案内パンフレット」、「サブパンフレット」、「注文書(または注文ハガキ)」、「返信封筒」の並びが一般的です。
モモちゃん
小野口課長
印刷物の折り方によっては機械封入できない場合があるから注意しようね。「ジャバラ折り」などは専用のフィーダーを使わないと機械で封入出来ない可能性があるから、封入物の折り方についても事前確認が必要だね。
はーい。
モモちゃん

(仕分け)

そして、「区分郵便」の割引を適用するために、郵便番号ごとに仕分けしてDMをまとめていきます。
モモちゃん
小野口課長
郵便局があらかじめ指定する住所または居所の郵便番号ごとに区分けして、それぞれの数量を記入して、割引札という指定の札と共に結束する事によって、割引率が追加されるんだよ。
課長、仕分け作業なら、私にお任せください。シャキーン!
モモちゃん
小野口課長
モモちゃん、間違えると大変だから、ここは専門スタッフに任せようね。
はーい。
モモちゃん

【封入工程でのポイント】

  1. 各リストに、どの封入物を、どんな組合せで入れるかを確認。
  2. 封筒宛名面から「挨拶状」、「案内パンフレット」、「サブパンフレット」、「注文書(または注文ハガキ)」、「返信封筒」などの封入順番を指定。
  3. 封入物の「折り方」は事前確認が必要。

(封入)

課長、DM発送物の完成です!
モモちゃん
小野口課長
はい。これを郵便局へ納品すれば発送作業完了だ。
トラックへ積み込んで。いざ、局出しー!
モモちゃん
小野口課長
局出しから到着までの日数に3日から7日の余裕を承諾すれば、特別割引が追加されるんだよ。到着日に余裕をもってメーリング作業を計画しておくことで、発送費がさらに節約できるよね。
はーい!アドレス通商が配送費の最適化をアドバイスいたしまーす!
モモちゃん
小野口課長
さらに詳しくは、03-3877-3111まで。お気軽にお電話ください。
課長、私、DMの作業工程をおさらいできました!さっそくマックさんのところへ行ってきます!さあ、時間を進めてください!11時15分から進めてください。
モモちゃん
小野口課長
モモちゃん、すまない。実は私は時計を止めることはできるんだけど、動かすことはできないんだよ。
え、じゃあ時間が止まったまま? お昼ごはんにも行けないってことですか!?
モモちゃん
小野口課長
モモちゃん!
課長、どうする気ですか? 早くマックさんにコストダウンをご提案しないと!
モモちゃん
小野口課長
モモちゃん、モモちゃん、モモちゃん・・・
・・・だから、なんですか?
モモちゃん
・・・コストダウンを・・・むにゃむにゃ・・・
モモちゃん
小野口課長
あのー、モモちゃん、もう1時だから、そろそろ起きませんか。
あれ、お昼休みが終わってる。課長、時間が進みましたね。
モモちゃん
小野口課長
時間? 昼寝して夢でも見てたのかい?
はっ!今のは全部夢?そうだ。わたし昨日、マック社長に怒られて帰ってきたんだ。それにしても、夢の中まで課長が出てくるなんて・・・。
モモちゃん
小野口課長
なんだかすごい寝言だったけど、夜通し勉強してたのかい。
はい。私、業務知識も経験も、まだまだ足りないと気づいたので勉強しました。
モモちゃん
小野口課長
洋服の赤坂さんのお仕事は残念だったね。
はい。早くお客様のお役に立てるように頑張ります。
モモちゃん
小野口課長
うん。だんだんと経験を積めば大丈夫だから、慌てなくていいよ。
いえ、私、早く完璧に仕事を覚えて、まずは相談課の課長になりますので!
モモちゃん
小野口課長
よし、その調子!
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